By clicking “Accept All Cookies”, you agree to the storing of cookies on your device to enhance site navigation, analyze site usage, and assist in our marketing efforts. View our Privacy Policy for more information.
PreferencesDenyAccept

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Sirocco (dalej: „Spółka”) dla uczestników spotkań, podczas których uruchamiana jest transkrypcja

‍Administrator danych osobowych i jego dane kontaktowe

Administratorem Twoich danych osobowych jest Sirocco Mobile sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Domaniewskiej 48, 02-672 Warszawa, NIP: PL5213478053. W sprawach dotyczących przetwarzania danych możesz kontaktować się z nami na adres siedziby lub z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem iod@sirocco.eu.

Na czym polega transkrypcja

Transkrypcja polega na automatycznym przekształceniu wypowiedzi uczestników w tekst przy użyciu firmowego Microsoft Teams. W ramach procesu nie jest uruchamiane nagranie audio ani wideo spotkania. Dźwięk wypowiedzi jest przetwarzany w zakresie niezbędnym do utworzenia transkrypcji. Transkrypcja ma charakter pomocniczy.

Cel, podstawa prawna i okres przetwarzania danych

Cel Podstawa prawna Okres przetwarzania
Utworzenie źródłowej tekstowej transkrypcji spotkania. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Do 90 dni od zakończenia spotkania, chyba że transkrypcja zostanie usunięta wcześniej.
Przygotowanie i wykorzystanie podsumowań, notatek, ustaleń, decyzji, zadań i innych zatwierdzonych materiałów ze spotkania. Prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na dokumentowaniu ustaleń, zapewnieniu ciągłości działań oraz sprawnej organizacji pracy. Przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego materiał został utworzony, zgodnie z zasadami retencji obowiązującymi dla danego projektu, procesu lub dokumentacji.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Do upływu okresu przedawnienia roszczeń lub prawomocnego zakończenia postępowania.
Wykazanie zgodności procesu z przepisami prawa, w tym udzielenia, odmowy lub wycofania zgody. Prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Do 3 lat od zakończenia spotkania, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne w związku z roszczeniami lub obowiązkami prawnymi.
Zapewnienie bezpieczeństwa informacji i wyjaśnianie incydentów związanych z procesem transkrypcji. Prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przez okres niezbędny do realizacji celu, zgodnie z obowiązującymi zasadami retencji logów i informacji dotyczących bezpieczeństwa.

Zgoda na transkrypcję

Transkrypcja jest uruchamiana po uzyskaniu zgody wszystkich uczestników. Brak odpowiedzi lub brak sprzeciwu nie oznacza zgody. Jeżeli nowa osoba dołączy do spotkania, transkrypcja zostanie zatrzymana do czasu przekazania jej informacji i uzyskania zgody. Brak zgody oznacza, że transkrypcja spotkania nie zostanie uruchomiona.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Po wycofaniu zgody Spółka zatrzyma transkrypcję i oceni, czy utworzone wcześniej materiały mogą być nadal przechowywane na innej podstawie prawnej.

Zakres i źródło danych

Dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie i w związku z Twoim udziałem w spotkaniu. Przetwarzamy dane identyfikacyjne i zawodowe uczestnika, informacje o jego udziale w spotkaniu, treść wypowiedzi i transkrypcji, wynikające z nich ustalenia, decyzje i zadania oraz informacje dotyczące udzielenia, odmowy lub wycofania zgody.

Uczestnicy powinni unikać ujawniania danych nadmiarowych, danych szczególnych kategorii oraz informacji wymagających szczególnej poufności. Jeżeli takie informacje znajdą się w transkrypcji, Spółka ograniczy ich dalsze wykorzystanie oraz, jeżeli będzie to możliwe, usunie je lub zanonimizuje.

Wykorzystanie narzędzi informatycznych, w tym AI

Transkrypcja lub jej niezbędny fragment może być przetwarzany w narzędziach informatycznych, w tym wykorzystujących sztuczną inteligencję, w celu przygotowania podsumowania, wyodrębnienia ustaleń, decyzji i zadań lub uporządkowania treści. Spółka nie wykorzystuje transkrypcji do monitorowania uczestników ani oceny efektywności ich pracy.

Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być dostępne dla upoważnionego personelu Spółki, dostawców zatwierdzonych usług IT i narzędzi AI oraz klientów, kontrahentów lub innych uczestników projektu, jeżeli jest to niezbędne do realizacji ustaleń ze spotkania  albo wymagane prawem. Udostępnienie podsumowania nie oznacza udostępnienia pełnej transkrypcji.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

W związku z korzystaniem z międzynarodowych dostawców usług IT dane mogą być przekazywane poza EOG na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych. Masz prawo uzyskać informacje o stosowanych zabezpieczeniach, odbiorcach danych oraz zasadach przekazywania danych poza EOG, a także otrzymać kopię dokumentacji dotyczącej zastosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych.

Realizacja praw

Masz prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
  • sprostowania swoich danych osobowych;
  • usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • przenoszenia danych osobowych, w przypadkach przewidzianych przepisami prawa;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Spółki, Spółka zaprzestanie przetwarzania danych w tym celu, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Decyzje podejmowane w sposób zautomatyzowany

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.

‍